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Mejores Software de Gestión de Proyectos: Octubre 2021

Software de Gestión de Proyectos ¿Cuáles son los mejores para 2021?

Para empezar, imagínate que te han asignado la elaboración de un producto digital y tienes un tiempo de entrega determinado para presentar resultados. Te sientas en tu escritorio, usas lápiz y papel o una hoja de Excel; haces una lluvia de ideas, y comienzas a crear una lista de tareas paso a paso de cómo hacer el infoproducto. 

Tienes que pensar en el método de desarrollo, cómo discutir el trabajo con otras personas que forman el equipo de desarrollo, usar un cronograma… todo a fin de presentar el producto que te han pedido hacer. ¡Qué gran responsabilidad!, ¿verdad? Pero los métodos para organizarte no son muy efectivos y te llenan de estrés y ansiedad. Entonces, ¿Qué puede ayudarte a ser más productivo, ahorrar tiempo valioso, tomar las mejores decisiones y lograr buenos resultados? 

Existen muchos servicios en Internet que proponen soluciones a muchas necesidades para la pequeña y mediana empresa; hoy te presentaré una muy interesante: Los software de gestión de proyectos en la nube.

Para comprender qué es eso  y lo que hace, primero, ¿sabes lo que es un proyecto? Estoy seguro que lo sabes, pero para los menos entendidos, un proyecto es un esfuerzo consciente de organizar el desarrollo de procesos para lograr un objetivo: el desarrollo de un producto, servicio o resultado solicitado.

El software de gestión de proyectos es una solución informática para la administración de procesos y trabajos que automatiza y ordena de manera agradable y eficiente el paso a paso para hacer realidad el proyecto que te han dado, ser productivo y que ayuda a escalar tu negocio.

El hecho de que esté en la nube permite que tus datos estén más seguros pues estos gestores usan servidores con encriptaciones muy potentes. 

Puedes trabajar desde casa o en cualquier lugar, conectarte y comunicarte con los miembros de tu equipo y resolver las tareas asignadas del trabajo en proceso al delegar funciones y obtener reportes para ver claramente el porvenir de tu trabajo, acceder desde cualquier dispositivo conectado a Internet, automatizar tareas lo cual resulta en un gran ahorro de tiempo y consultar y comunicarte con tus clientes para mantenerlos informados. En fin, el potencial de estos gestores harán que crezcas como marca o como empresa por ende, no hay que subestimar la importancia de su uso y aplicación no importa lo que estés realizando. 


Mejores Software de Gestión de Proyectos 2021

En este artículo, veremos 5 alternativas de gestión de proyectos con sus respectivas características y planes. Empecemos con Monday.com.


1. Monday.com

Monday.com es un sistema operativo de trabajo en la nube en la que puedes organizar y planificar cada actividad de tu proyecto de manera gráfica y entretenida mediante flujos de trabajo compartiendo funciones junto a tu equipo para mejorar la productividad y el desarrollo de los procesos de tu organización.


Características

Puedes gestionar tareas de proyectos de ventas, CRM, selección de personal,  marketing, campañas de e-mails, desarrollo de software, trabajos y  otros proyectos a fin de ser más organizado y lograr el resultado que esperas. Además, usa plantillas para cada una de las soluciones que ofrece la plataforma. Puedes hacer seguimiento mediante su app móvil.

Automatiza los procesos del flujo de trabajo mediante bots que completan instrucciones que harán que ahorres tiempo y logres terminar tus actividades tal como deseas.

Contiene diferentes presentaciones que grafican tu flujo de trabajo como por ejemplo el uso de paneles intuitivos, tableros, tablas, gráficos Gantt, Kanban, cronogramas, entre otros, para que tu equipo de trabajo y tú pueda comprender fácilmente el desarrollo de las actividades  que están realizando y tomar decisiones que mejoren su desempeño.

Agrupa tus trabajos y organízalos como tú quieras. Dentro de cada grupo puedes agregar elementos a los que les puedes asignar un nombre, un responsable de tu equipo, fechas, estados para saber si se están realizando los procesos o si han quedado estancados por alguna razón y  el nivel de prioridad a fin de ser productivo con el proyecto que deseas hacer realidad.

Puedes integrarlo a aplicaciones  de terceros como Slack, Mailchimp, Hubspot, Gmail, Facebook Ads, Zoom, etc., para los diversos objetivos que conllevan y organizarlo todo mediante flujos de trabajo.

Más de 125.000 equipos usan Monday.com. Por ejemplo, empresas como Coca-Cola, Uber, Tesla, Universal Music, entre otros tienen equipos de trabajo que aprovechan muy bien las características avanzadas de este work OS. Además, tiene una calificación de 4,6 en Capterra y 4,7 en G2 lo que lo convierte en una gran solución de gestión de proyectos.


Planes y Precios

Plan Individual GRATIS: $0 usd dos usuarios.

Plan Básico: de $8 usd el usuario por mes.

Plan Estándar: de $10 usd el usuario por mes

Plan Pro: de $16 usd el usuario por mes.

Plan corporativo pero hay que comunicarse con los desarrolladores para cotizar.


2. Teamwork

Teamwork es una solución para la planificación y el desarrollo de tus proyectos enfocado a la colaboración y el trabajo en equipo. Fundada en 2007, tiene como objetivo hacer que los equipos de servicio al cliente sean organizados y presten un servicio agradable y eficaz además, permite gestionar múltiples proyectos complejos con facilidad de manera rápida y segura. 



Características

Puedes trabajar con tu equipo y con la colaboración de clientes como usuarios gratuitos ilimitados pero podrás manejar el nivel de control que ellos pueden tener en sus colaboraciones y la estructura del proyecto.

Teamwork facilita la gestión de trabajos grandes y complejos. Puedes agregar una gran cantidad de detalles a los proyectos  y tareas sin estar sobrecargado de información, para que puedas entregar proyectos complejos en el menor tiempo posible.

Permite las integraciones de terceros como Slack, Gmail, OneDrive, Microsoft Office, entre otros. Por cierto, mientras que algunas aplicaciones de gestión de proyectos limitan las acciones dentro de las integraciones, lo cual puede costarte más dinero, Teamwork te da la posibilidad de tener acciones ilimitadas dentro de las integraciones con las aplicaciones de terceros con las que necesites trabajar logrando optimizar los flujos de trabajo.

Tus equipos de marketing, de producto, creativos, de agencias entre otros estarán encantados de trabajar con las posibilidades que entrega Teamwork sin fallar las fechas de entrega, programando el tiempo con el que trabajaría cada miembro de los grupos.

Puedes usar vistas de tableros, Kanban, gráficos de Gantt, etc., mediante los cuales podrás automatizar los flujos de trabajo y visualizar las tareas del proyecto.

Además, trabajar con tu equipo o tu cliente colaborando mediante chat, mensajes y archivos. Otra cosa; no olvides que puedes trabajar desde cualquier lugar donde estes con su aplicación para Android y iOS

Con Teamwork puedes crear tareas y subtareas para que el equipo pueda desglosar los planes del proyecto a un nivel granular o permitir que las tareas dependan de la finalización de otras.

Contiene una gran diversidad de plantillas con las que tu equipo de trabajo podrá ahorrar tiempo, mejorar los procesos, dar un cronograma claro, entregar puntualmente los informes, usar de la mejor manera un presupuesto y facturación del trabajo realizado, y mucho más.

20.000 empresas y 6.000 agencias utilizan Teamwork, por ejemplo, Netflix, Disney, Panasonic, entre otros. Capterra lo califica con 4,5 y G2 Growd con un score de 4,4


Planes y Precios

Teamwork te ofrece los siguiente planes para que adquieran sus productos:

Free Forever: $0

A partir de los siguiente planes puedes tener una prueba gratuita de 30 dias y despues pagar de acuerdo al plan que elijas:

Deliver: $10 usd por usuario al mes.

Grow: $18 usd por usuario al mes.

Enterprise: cotizar con el equipo de Teamwork.


3. Todoist

Es un software creado por Doist Inc. en 2007 donde puedes organizar y planificar tus proyectos y tareas pues es un gestor de proyectos muy fácil de usar. Las presentaciones para la planificación de las tareas son sencillas. Puedes crear listas de tareas para que tus ideas y tus quehaceres pendientes queden bien organizados y registrados en Todoist  o usar paneles al estilo Kanban que puedes usar con segmentos que puedes arrastrar según tus necesidades.

Puedes organizar tus proyectos personales o empresariales que junto a tus colaboradores harás más productivo tu trabajo y liberarás tensión para solo concentrarte en lo más importante para tu proyecto.





Características

Con Todoist olvídate de sentirte agobiado por largas listas de tareas ya que si acostumbraste a escribir todo en papel, quizás te hayas dado cuenta que añades una y otra tarea y creabas listas interminables.

Por otra parte, si olvidas una cita, sea con tu pareja, tu jefe, tu equipo de desarrollo o tu médico eso te podría meter en problemas. Con todoist puedes usar algunas de sus prácticas plantillas para agendar citas y no olvidarte de tus compromisos.  Además cuenta con recordatorios - disponible en planes de pago-, para que no olvides tus reuniones.

Puedes asignar niveles de prioridad a tus tareas activando la opción lo que marcará con colores distintos a la prioridad 1 o alta, prioridad 2 o media y prioridad 3 o baja con el fin de destacar y dar mayor atención a la tarea más importante del día.

Como se mencionó anteriormente puedes crear listas en las cuales puedes añadir tareas de manera rápida lo que agendará todo en muy poco tiempo. Además, puedes añadir más proyectos y a su vez tareas y subtareas que te darán un panorama de los trabajos y deberes que deseas realizar.

Existen plantillas que puedes utilizar para todo tipo de objetivos. Desde marketing y ventas, contenido para blog y redes sociales hasta desarrollo y programación de sistemas y muchos más.

Usa paneles tipo Kanban si te gusta la visualización con tarjetas que puedes arrastrar, organizar y editar que sean agradables e intuitivas. Puedes nombrar las secciones de los paneles como por ejemplo “Para hacer”, “En proceso” y “Terminado” para llevar un orden de lo que estás haciendo. Utiliza etiquetas para darle contexto a las tareas del proyecto y filtros para obtener vistas personalizadas de tareas según su fecha de vencimiento, proyecto, el  miembro del equipo responsable de una o más tareas y mucho más.

Los planes de pago te permiten cambiar el color de los temas, que Todoist te haga recordatorios y muchas más funcionalidades. Por otra parte, está la integración con aplicaciones de terceros como Chrome, Dropbox, Outlook, Zendesk, etc.

Con Todoist puedes simplificar tu metodología de trabajo usando e-mail para reenviar mensajes como tareas o comentarios, enviar archivos y comentarios o notas de voz para darle más contexto a las tareas que tu equipo y tú están realizando.

Todoist está disponible para navegadores, Windows, Mac OS, Android, iOS y Wearables para su uso en relojes inteligentes.


Planes y Precios

Gratis: $0 USD para  5 proyectos,  5 colaboradores, y sólo puedes subir archivos de hasta 5 MB.

Pro: $3 USD por mes. 300 proyectos, 25 colaboradores y puedes subir archivos hasta 100 MB.

Business: $5 USD por mes. 500 proyectos por miembro y 50 personas por proyecto y muchas más funcionalidades.

Ahora bien, pasemos a analizar Paymo, una alternativa en la nube para administrar proyectos.


4. Paymo

Lograr resultados. Ese es el gran objetivo de las operaciones y trabajos de la pequeña y mediana empresa. Paymo se ha concebido para lograr una mayor productividad y un flujo de trabajos consistente. Este gestor de proyectos en línea ayuda a los equipos y autónomos a administrar tareas, crear horarios de equipo, hacer seguimiento del tiempo asignado al trabajo, facturar y cobrar lo justo por el proyecto entregado. Y a más proyectos; mayor productividad, mayores beneficios.



Características

Con Paymo puedes planificar y programar el desarrollo de tu proyecto usando gráficas de Gantt que conecta las tareas a desarrollar mediante dependencias. Así podrás tener un panorama que determine el inicio y la finalización de una tarea o proyecto.

Usa plantillas que vienen integradas en el sistema, o bien, crea la tuya y reutilízala para futuros proyectos.

Los Hitos son eventos importantes que te ayudan durante la vida útil de un proyecto. Úsalos para determinar momentos que no puedes dejar pasar o la finalización del proyecto.

Puedes asignar los usuarios o miembros del equipo que llevarán a cabo cada una o varias tareas, así te sentirás sin estrés delegando en personas de confianza las ideas que quieres hacer realidad para tu proyecto. Puedes comentar con tu equipo las tareas a la hora de planificar todo o  durante el desarrollo del proyecto y mantener todo en contexto.

Con los tableros Kanban puedes llevar a cabo la administración de tareas mediante pasos secuenciales y lógicos definiendo el flujo de trabajo. Ten la facultad de mover las tareas del proyecto a tu manera para lograr tus objetivos.

Tu como administrador puedes definir el nivel de permisos que tienen los usuarios para intervenir en tu proyecto. Puedes configurar su acceso y estado para que puedas tener siempre el control de lo que haces.

Paymo te permite hacer una gestión financiera para presupuestar el proyecto en el que vas a trabajar, hacer un seguimiento de los gastos, tener tarifas por precio fijo para alguna tarea o precio por horas trabajadas. 

Con Paymo puedes hacer la contabilidad de tu proyecto y editar y emitir facturas a tus clientes para que ellos puedan hacer sus pagos en línea a los medios que ofrece la plataforma. Puedes generar facturas en varios idiomas y darle la posibilidad al cliente de pagar en la moneda de su país según la disponibilidad en Paymo.

Adjunta archivos con Paymo desde tu computadora o Google Drive. Organízalos dentro de una ubicación de almacenamiento para cada proyecto. Puedes tener almacenamiento ilimitado con el plan Bussines sin costo.

El tiempo es oro. Por eso en Paymo tu tiempo es muy valioso. Hazle seguimiento para ser más productivo y facturar el valor de tu trabajo. Con un reloj integrado, tu equipo y tú pueden seguir el tiempo de cada tarea en línea o usando una aplicación de escritorio para tu equipo informático.

Crea reportes para mostrar el tiempo dedicado a determinadas tareas. Obtén informes sobre los usuarios que participan en tu proyecto. Puedes exportar, descargar informes y compartirlos con tu equipo y para informar a tu cliente sobre el progreso del proyecto.

Cuenta con integraciones a varias aplicaciones de gestión de terceros y puedes usarlo en tu móvil con las apps desarrolladas para Android y iOS. Podrás también disfrutar de muchas más funciones.


Planes y Precios

Plan gratuito o Free:  0 USD. Hasta 10 usuarios. 

Plan Small Office: $9.95 USD por usuario al mes.

Plan Business: $15.79 USD por usuario al mes.


Finalmente te invito a conocer Wrike, una solución de administración de proyectos.


5. Wrike

Olvídate de usar hojas de cálculo de Excel para gestionar tus tareas, eso sí, no olvides cuales son tus tareas pendientes y su realización con el objetivo de lograr resultados. Esos resultados los puedes obtener usando Wrike, pero, ¿qué es Wrike?

Wrike es un software y plataforma colaborativa de gestión de proyectos en la nube fundado en 2006 y es propiedad recientemente de Citrix.  Más de 20.000 organizaciones y más de 2 millones de usuarios usan Wrike, lo que les ha ayudado a ahorrar mucho tiempo en el desarrollo de sus actividades. Al igual que con los otros gestores mencionados en este artículo, Wrike  ha ayudado a cientos de pequeñas y medianas empresas a escalar sus negocios al ser más eficaces en la administración de sus proyectos. Veamos algunas de sus características.



Características

¿Te gusta trabajar en equipo? Pues no tienes que usar aplicaciones de mensajería instantánea ni correos para hablar con tu equipo colaborativo. Wrike integra mensajes y conversaciones en línea para que mantengas al día a tu grupo. Puedes compartir archivos, hacer ediciones rápidas, hacer reportes y ver el avance del proyecto. Puedes aprobar un resultado o no de acuerdo a los requerimientos establecidos.

Accede a las actualizaciones y prevé obstáculos para que tomes decisiones sobre el rumbo que llevará el desarrollo de tu proyecto. Evita imprevistos; con diagramas de Gantt, podrás ver los plazos para cumplir con las tareas del proyecto. Además, haz seguimiento en tiempo real del progreso de tu proyecto y usa la vista de carga de trabajo para reducir la presión.

¿Te preocupa el estado de tu información? La seguridad es importante. 

Wrike te da un control total a tus datos y protege tu información cifrándola para evitar el ataque de intrusos. Trabaja tranquilo; cumple tus objetivos con confianza.

Adapta la interfaz a como quieras trabajar; contiene formatos de listas, tableros Kanban, gráficas de Gantt de arrastrar y soltar. Así que podrás acceder a paneles de control y flujos de trabajo personalizados y automatizaciones que sirven para optimizar procesos.

Usa plantillas personalizadas para que te acomodes al proyecto que más te llame la atención. Puedes usar plantillas para marketing, reuniones, Agile (un sistema basado en la repetición de procesos o iteraciones), gestión de proyectos, redes sociales, incidencias y asistencia técnica, etc.

Obtén integraciones con decenas de aplicaciones como Salesforce, Gmail, Microsoft Teams, Google Drive, Github, Outlook, Slack, Excel, entre otros

Además puedes usar la aplicación de escritorio de Wrike para Windows y su app móvil para Android y iOS.


Planes y Precios

Free: $0 USD

Professional: $9,80 USD por usuario al mes.

Business: $24,80 USD por usuario al mes.

Enterprise: Contactar al equipo Wrike.

Equipos de marketing y creativos: Contactar al equipo Wrike.

Equipos de prestación de servicios: Contactar al equipo Wrike.



Conclusión

¿Qué piensas después de leer sobre cada una de los anteriores gestores de proyectos? 

En resumen, usan tableros Kanban, diagramas Gantt y cronogramas para que veas con claridad a dónde quieres llegar con tu proyecto. Muchas empresas y marcas importantes se han valido de estos sistemas para hacer que sus equipos sean expertos en la obtención de soluciones. 

Si lo miras por precio, Todoist es el más económico. Además, tiene una interfaz sencilla y fácil de utilizar. 

Monday.com explota muy bien la presentación de la interfaz y muestra con barras de colores, que tu puedes escoger, el progreso y la prioridad de las actividades.

Paymo te ayuda a gestionar financieramente tu proyecto, pues, como ya vimos, te permite facturar el valor del proyecto o servicio prestado.

Esperamos que este articulo te de una guía para que sepas la herramienta que vas a usar en tu proyecto y deseamos que tengas una vida más productiva y que siga tu negocio en crecimiento. Te animo a hacer un análisis en el sitio web de cada software que acabas de leer, hacer las pruebas gratuitas, y, si deseas, suscribirte al que más se adapte a tus expectativas.

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